الزام به تنظیم سند رسمی چه مراحلی دارد؟

سند رسمی، محکم‌ترین دلیل اثبات مالکیت در حال حاضر است و قانون تنها کسی را مالک یک ملک می‌شناسد که سند رسمی به نام او صادر شده باشد. بنابراین در معاملات خرید و فروش، یکی از مهمترین امور، تنظیم سند رسمی در مورد معامله است تا بتوان مالکیت را اثبات نمود. بنابراین دعوای الزام به تنظیم سند رسمی نیز از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار خواهد بود. برای آشنایی بیشتر با این مقوله، این مطلب را مطالعه کنید.

بنای طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی

در یک تقسیم‌بندی کلی، اسناد به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شوند. به موجب ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد یا دفاتر رسمی اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی هستند. به موجب ماده ۱۲۸۸ قانون مدنی، اسنادی که رسمی نباشند، عادی محسوب می‌شوند. در قوانین موضوعه ایران، اسناد رسمی دارای اعتبار بالاتری نسبت به اسناد عادی هستند و نمی‌توان نسبت به آن‌ها ادعای انکار و تردید کرد. برای از اعتبار انداختن این اسناد، باید جعلی بودن آنها را ثابت کرد یا این که ثابت شود سند واجد ویژگی‌های مذکور در ماده ۱۲۸۷ نیست.
طبق ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک، همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا این که ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد، مالک خواهد شناخت.
در بسیاری از موارد، هنگام انجام معامله ابتدا سندی عادی بین طرفین تنظیم شده و بخشی از هزینه معامله پرداخت می‌شود. طرفین تاریخی را برای مراجعه به دفاتر اسناد رسمی مشخص می‌کنند تا در آن تاریخ با مراجعه به دفترخانه، اقدام به انتقال سند کرده و مالکیت را منتقل کنند.
حال اگر فروشنده در تاریخ مقرر در دفترخانه حاضر نشده و اقدام به انتقال سند و مالکیت ننماید، خریدار می‌تواند اقدام به طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی کند. در این هنگام، دادگاه با بررسی سند عادی که معمولا در قالب قولنامه تنظیم شده است و بررسی صحت آن، حکم به الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی می‌کند.

الزام به تنظیم سند رسمی چگونه است ؟

ابتدا فرد با تقدیم اظهارنامه در دفتر خدمات الکترونیکی قضایی در تاریخ مشخص و در دفترخانه مشخص، طرف مقابل را به انجام تعهد خود دعوت می‌کند. در صورت عدم حضور و اجراء توسط فروشنده، خریدار باید گواهی عدم حضور را از دفترخانه مذکور بگیرد.
کسی که تعهد به نفع اوست (متعهدله)، با تقدیم دادخواست به دادگاه محل وقوع ملک، الزام طرف مقابل را از مرجع قضایی درخواست می‌کند. درصورتی‌که حکم قطعی و لازم‌الاجرا شد و طرف مقابل (متعهدعلیه) همچنان برای اجرای حکم به دفترخانه اسناد رسمی جهت انتقال سند مراجعه نکرد، متعهدله یا ذی‌نفع می‌تواند از طریق درخواست صدور اجرائیه، از دادگاه صادرکننده حکم و ارسال پرونده به اجرای احکام مدنی، تقاضای عملیات اجرایی را بخواهد.
در چنین حالتی نماینده اجرای احکام به همراه متعهدله در دفترخانه اسناد رسمی حاضر می‌شوند و سند رسمی به نام متعهدله (کسی که قرارداد به نفعش است) صادر خواهد شد. نکته مهم این است که شما می‌توانید ضمن طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی، برای جلوگیری از فروش ملک به اشخاص ثالث، از دادگاه درخواست صدور دستور موقت مبنی بر جلوگیری از فروش ملک موردنظر را بخواهید.

الزام به تنظیم سند چقدر طول می کشد؟

همانطور که بارها گفته‌ایم، تعیین زمان دقیق در دعاوی امکان‌پذیر نیست. رسیدگی به یک پرونده بستگی به فاکتورهای گوناگونی دارد. در این دعوا نیز عوامل بسیاری دخیل هستند. برای مثال، احراز مالکیت خوانده و یا استعلامات لازم از اداراتی مانند اداره ثبت، زمان‌بر خواهند بود. اما در نهایت نمی‌توان زمانی کمتر از ۶ ماه تا یک سال را برای دعوای الزام به تنظیم سند رسمی در نظر گرفت.

دادگاه در رسیدگی به این دعوا چه اموری را مدنظر قرار می‌دهد؟

دادگاه ابتدا باید به احراز مالکیت خوانده بپردازد که این عمل از طریق استعلام ثبتی و شماره پلاک ثبتی صورت می‌گیرد. سپس دادگاه باید به احراز شرایط قولنامه یا مبایعه‌نامه بپردازد که آیا بخشی از ثمن که مشخص شده بود، پرداخت شده یا خیر؟‌ همچنین به بررسی و ملاحظه اصل مبایعه‎‌نامه، قولنامه، دفاعیات خوانده، توجه به اهلیت طرفین، شیوه و متن سند عادی و دقت در مفهوم و منظور سند تنظیمی و شروط و تعهداتی که در آن است، خواهد پرداخت. در نهایت دادگاه هرگونه تحقیقی که لازم باشد را برای کشف واقع انجام داده و اقدام به صدور رای خواهد کرد.

مدارک لازم برای طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی

برای طرح این دعوا نیازمند مدارکی هستید که باید به دادخواست خود ضمیمه کنید تا دادگاه بر آن اساس، رای خود را صادر کند. اولا باید قراردادی مانند بیع‌نامه یا قولنامه وجود داشته باشد که در آن فرد متعهد به انتقال مالکیت شده باشد. همچنین اگر تاریخی برای انتقال مشخص شده، باید گواهی عدم حضور از دفترخانه مربوطه ارائه شود. اگر چنین تاریخی موجود نبود، باید با اظهارنامه فروشنده را در تاریخ معینی به انجام ثبت دعوت کرد و سپس گواهی عدم حضور را اخذ و ضمیمه کرد. مدارک هویتی نیز حتما باید ارائه گردد.

دعوای الزام به تنظیم سند رسمی در مورد چه املاکی قابل طرح است؟

املاکی که از قبل در دفتر املاک ثبت شده باشند و برای آنها سند رسمی صادر شده باشد، می‌توانند موضوع دعوای الزام به تنظیم سند رسمی باشند. اگر ملک موضوع اختلاف، فاقد سابقه ثبتی باشد، الزام به تنظیم سند رسمی در مورد آن مصداق ندارد و ذی‌نفع باید دادخواست اثبات مالکیت تنظیم کند.

الزام به تنظیم سند رسمی ملک در رهن

فروش ملکی که در رهن دیگری است، غیرنافذ است؛ یعنی نیاز به اذن مرتهن دارد. پس برای صحیح بودن چنین معامله‌ای یا باید مرتهن به این امر رضایت دهد و یا راهن با پرداخت دین خود، ملک را از رهن خارج کند. بنابراین چون انتقال ملک در رهن ممکن نیست، ابتدا باید دادخواست اقدام به فک رهن از جانب مالک را داد و پس از آن دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی را اقامه کرد.
درمورد تقاضای رسیدگی توامان به هر دو خواسته «الزام به فک رهن» و «الزام به تنظیم سند رسمی» ضمن یک دادخواست، اختلاف نظر وجود دارد. برخی مراجع چنین دادخواستی را پذیرفته و اول به خواسته الزام به فک رهن رسیدگی می‌کنند. در مقابل، برخی مراجع معتقدند باید ابتدا به خواسته فک رهن رسیدگی شود و پس از اجرای رای، دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی انتقال، تقدیم شود. گروه دوم رسیدگی به این دعوا در مورد اموال مرهونه را منافی حقوق مرتهن می‌دانند و در این باره به ماده ۷۹۳ قانون مدنی استناد می‌کنند. مرهونه بودن ملک، در استعلام دادگاه از اداره ثبت اسناد و املاک مشخص می‌شود و چنانچه ملک در رهن باشد، دادگاه به دعوا رسیدگی نخواهد کرد.

مرجع صلاحیت‌دار برای رسیدگی به دعوای الزام به تنظیم سند رسمی انتقال

رسیدگی به دعوای مزبور مطابق ماده ۱۲ قانون آیین دادرسی مدنی، در صلاحیت دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک است. زیرا ملک مال غیرمنقول بوده و دعوای مرتبط با مال غیرمنقول در محل وقوع آن مال باید اقامه شود و نه محل اقامتگاه مالک.

دعوای الزام به تنظیم سند رسمی علیه شخص حقوقی

درصورتی‌که مالک ملک شخص حقوقی باشد، می‌توان علیه او اقدام به طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی کرد. اما با توجه به این که شخص حقوقی دارای شخصیت مستقل از مدیران است، نباید در ستون خواندگان دادخواست نام ایشان را نوشت. اگر چنین کاری صورت گیرد، دادگاه به دلیل عدم توجه دعوا به خوانده، قرار رد دعوا را صادر خواهد کرد.

دعوای الزام به تنظیم سند رسمی ملک مشاع

اگر ملک خریداری‌شده به موجب قولنامه یا مبایعه‌نامه سهم مشاعی از یک ملک باشد، خواهان می‌تواند نسبت به همان بخش از ملک، الزام خوانده به تنظیم سند رسمی انتقال را از دادگاه بخواهد. زیرا می‌توان برای همان سهم مشاع نیز سند رسمی گرفت. همچنین برای طرح این دعوا کافی است این دعوا علیه فروشنده اقامه شود و نیازی نیست نام سایر شرکا نیز به عنوان خوانده طرح شود. البته در این زمینه نظر مخالفی نیز وجود دارد و برخی معتقدند از آنجا که در ملک مشاع همه در تک تک ذرات آن شریک هستند، باید حتما آنها نیز خوانده این دعوا باشند.

الزام به تنظیم سند ملک قولنامه‌ای

با توجه به این که قولنامه تعهد به انتقال است، بنابراین در صورت عدم انتقال ملک توسط متعهد، می‌توان علیه متعهد اقدام به طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی کرد. البته باید توجه داشت که ابتدا باید قولنامه در دادگاه تنفیذ شود و صحت آن به اثبات برسد. زیرا قولنامه سندی عادی است که ممکن است مورد انکار و تردید و یا جعل قرار گیرد.
همچنین در هنگام اقامه دعوا در مورد زمینی که چندین دست به صورت قولنامه‌ای و با سند عادی منتقل شده است، باید تمام ایادی قبلی به عنوان خوانده طرف دعوا قرار بگیرند.

الزام به تنظیم سند رسمی اعیانی

گاهی مالک اعیان متفاوت از مالک عرصه است و برای اعیان، سند رسمی جداگانه صادر می‌شود. در این هنگام اگر معامله‌ای مانند خرید و فروش بر روی اعیان به صورت جداگانه انجام شود و فروشنده پس از وقوع معامله، از تنظیم سند رسمی انتقال اعیانی امتناع نماید، خریدار می‌تواند دادخواست الزام وی به تنظیم سند رسمی اعیانی را تقدیم دادگاه محل وقوع ملک نماید.
در مورد این دعوا نیز مشابه دعوای الزام به تنظیم سند رسمی انتقال، دادگاه ضمن استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک، درصورتی‌که خواهان را ذی‌حق تشخیص دهد، حکم به الزام خوانده به تنظیم سند رسمی اعیانی صادر می‌کند.

الزام به تنظیم سند خودرو

در گذشته نقل و انتقال خودرو علاوه بر مراکز فک پلاک نیروی انتظامی، در دفاتر اسناد رسمی نیز انجام می‌گرفت. اما در حال حاضر به موجب رای شماره ۱۸۶۳ هیات عمومی دیوان عدالت اداری با موضوع ابطال بندهای ۲ و ۳ بخشنامه شماره ۱۴۷۲۰۴/۹۴-۲۷/۸/۱۳۹۴ معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، برگ سبز خودرو برای انتقال رسمی خودرو کافی بوده و تنظیم سند خودرو در دفاتر اسناد رسمی ضروری نیست. در عمل نیز سند رسمی انتقال خودرو از چرخه بازار معاملات حذف شده است. بنابراین عملا الزام به تنظیم سند رسمی در مورد خودرو منتفی شده است.
اما هنوز می‌توان دعوای دیگری را مطرح کرد و آن دعوای الزام به فک پلاک خودرو است. در معاملات خودرو، بسیار پیش می‌آید که طرفین قولنامه نوشته و سپس فروشنده به خریدار وکالت کاری با زمان محدود اعطا می‌کند تا با حضور در مراکز فک پلاک، اقدام به تعویض پلاک نماید. بر اساس قوانین، اگر به واسطه خودرو جرمی رخ دهد، مسئولیت متوجه مالک وسیله نقلیه بوده و مالک خودرو در واقع صاحب پلاک است. فروشندگان در صورت تعویض نشدن پلاک توسط مشتری، به دنبال این کار خواهند بود.
البته معمولا کار به طرح این دادخواست نمی‌رسد، زیرا مالک خودرو با در دست داشتن مدارک مالکیت می‌تواند اقدام به توقیف فیزیکی خودرو کند و مشتری برای استفاده از خودرو مجبور است با تعویض پلاک اقدام به فک پلاک کند. اما در صورت لزوم، برخلاف موارد مربوط به املاک، این شکایت باید در محل اقامت خوانده اقامه شود.

الزام به تنظیم سند وکالت

گاهی تعهد فرد در قرارداد، دادن وکالت به فرد است. به عنوان مثال در قرارداد مشارکت در ساخت، مالک زمین باید به سازنده وکالت کاری دهد تا وی بتواند در مراجع ذی‌صلاح مانند شهرداری، اداره برق و …، امور اداری ساخت و ساز را انجام دهد. بنابراین یکی از مقدمات اجرای تعهد سازنده، اخذ وکالت کاری از مالک است. در این قرارداد طرفین نسبت به هم تعهدات متقابلی دارند که باید هر دو آنها را انجام دهند.
حال اگر به هر دلیلی، مالک اقدام به دادن وکالت کاری نکند، سازنده می‌تواند از مرجع صالح تقاضای الزام مالک به تنظیم سند وکالت را بکند. البته در واقع این دادخواست، دادخواست الزام فرد به انجام تعهد قراردادی است و تعهد او همان دادن وکالت کاری به سازنده است. اگر مالک باز هم از تعهد خود سرباز زند، سازنده ‌می‌تواند با استناد به این امر اقدام به فسخ قرارداد کند.

الزام به ثبت تقسیم‌نامه رسمی

تقسیم‌نامه سندی عادی است که سهم هریک از مالکان یک مجتمع را معین می‌کند و باید در دفتر اسناد رسمی به ثبت برسد. این سند پس از صدور پایان کار ساختمان و اخذ صورت مجلس تفکیکی، تنظیم و ثبت می‌شود. اقامه دعوای الزام به ثبت تقسیم‌نامه رسمی زمانی ضروری است که مالک یا مالکین تقسیم‌نامه را امضا نکنند. در این شرایط سایر مالکان امضاکننده تقسیم‌نامه می‌توانند علیه امتناع‌کنندگان طرح دعوا کرده و الزام آنان را از دادگاه بخواهند.

وکیل الزام به تنظیم سند رسمی

وکیل الزام به تنظیم سند رسمی، وکیلی است که دارای پروانه وکالت بوده و دارای تحصیلات، تخصص و تجربه در این زمینه است. جایگاه این وکیل از آن رو مهم است که عنصر مالکیت، بازتاب تام و تمامی در اسناد رسمی دارد. بنابراین در مواقعی که به هر دلیلی فرد از تنظیم سند رسمی خودداری می‌کند، تنها راه اخذ این سند، اقامه دعوای الزام به تنظیم سند رسمی است .
این وکیل با تسلط بر قوانین ثبتی، دادرسی مدنی و حقوق خصوصی، به بهترین شکل ممکن می‌تواند اقدام به شکایت علیه عهدشکن کرده و او را ملزم به این کار کند.

سخن پایانی

سند رسمی در سیستم قضایی و حقوقی کشور ما دارای اهمیت ویژه‌ای است و قوانین پیچیده و دشواری پیرامون آن شکل گرفته است. یکی از دعاوی مرتبط با آن نیز که الزام به تنظیم سند رسمی است، در این مقاله بررسی شد. اما این مطالب صرفا جهت آشنایی شما با کلیت موضوع بیان شد و توصیه ما به شما خواننده گرامی این است که اگر درگیر مسائلی این‌چنینی هستید، حتما از خدمات مشاورین و وکلای مجرب ما در پلتفرم حقوقی ترازو بهره‌مند شوید تا به بهترین شکل منافع و حق و حقوق شما تامین گردد.

سوالات متداول