اختیارات و وظایف مدیر ساختمان
مدیریت ساختمان گرچه شاید در ظاهر امری کم اهمیت جلوه کند، اما در واقع به دلیل وظایف و اختیاراتی که در مورد محل سکونت افراد دارد بسیار مهم خواهد بود. فرهنگ آپارتمان‌نشینی دیگر در کشور ما امر جدیدی نیست اما در گذشته به دلیل نوپدید بودن آن مستلزم وضع برخی قوانین بود که قانون‌گذار به انجام آن پرداخت. وظایف مدیر ساختمان در کنار اختیارات او، باید در جهت ایجاد آسایش و محیطی امن برای سکونت همسایگان استفاده شود. به همین دلیل قصد داریم تا در این مقاله قدری بیشتر در این باره با شما سخن بگوییم.
مدیر ساختمان کیست؟
مدیر ساختمان در واقع کسی است که توسط مجمع عمومی مالکین انتخاب شده و مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی است. پس در واقع وظیفه کلی یک مدیر در ساختمان دو چیز است:
- حفظ و اداره ساختمان
- اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکین
انتخاب مدیر ساختمان از آن جهت ضروری است که هر ساختمان دارای بخش‌هایی عمومی است که نیاز به مراقبت و رسیدگی دارد و زندگی در یک آپارتمان مستلزم داشتن نظم و ترتیب خاصی است. همچنین ممکن است ساختمان دچار آسیب و ایراداتی گردد که برای رفع آن نیازمند همکاری مالکین باشد. به همین دلیل لازم است که شخص یا اشخاصی به عنوان مدیر در ساختمان این امور را بر عهده بگیرند. باید توجه داشت که نیازی نیست که مدیر لزوما جزو مالکین باشد.
مجمع عمومی مالکین چیست؟
گفته شد که مدیر ساختمان باید توسط مجمع عمومی انتخاب گردد، اما این مجمع چیست و چگونه تشکیل خواهد شد؟
در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز کند، مجمع عمومی مالکین تشکیل میشود. پس اگر تعداد مالکین دو یا یک نفر باشد، دیگر نیاز به تشکیل مجمع عمومی نخواهد بود. تشکیل مجمع عمومی مالکین، اعم از مجمع عمومی عادی یا فوق العاده، به موجب موافقت‌نامه بین مالکین خواهد بود. در صورت عدم توافق این کار توسط وزارت راه و مسکن انجام خواهد شد.
در اولین جلسه، ابتدا رئیس مجمع عمومی تعیین خواهد شد و سپس در همان جلسه مدیر یا مدیرانی از بین مالکین و یا اشخاصی دیگر انتخاب میشود. مجمع عمومی مالکین باید لااقل هر سال یک بار تشکیل شود. برای رسمیت مجمع حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمتهای اختصاصی یا نماینده آنان ضروری است. در صورت عدم حصول اکثریت بیان شده، جلسه برای پانزده روز بعد تجدید خواهد شد. هرگاه در این جلسه هم اکثریت لازم حاصل نگردید، جلسه برای پانزده روز بعد تجدید و تصمیمات جلسه اخیر با تصویب اکثریت عده حاضر معتبر است.
کسی که به عنوان نماینده یکی از شرکاء تعیین شده، باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی وکالتنامه معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه نماید. در صورتی که مالک قسمت اختصاصی شخصیت حقوقی باشد، نماینده آن طبق قوانین مربوط به شخصیت‌های حقوقی معرفی خواهد شد. هرگاه چند نفر مالک یک قسمت اختصاصی باشند، باید طبق ماده ۷ قانون تملک آپارتمان‌ها از طرف خود یک نفر را برای شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی نمایند.
مجمع عمومی شرکاء دارای وظایف و اختیارات زیر است:
- تعیین رئیس مجمع عمومی
- انتخاب مدیر یا مدیران و رسیدگی اعمال آنها
- اتخاذ تصمیم نسبت به اداره امور ساختمان
- تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینههای سالانه
- اتخاذ تصمیم در ایجاد اندوخته برای امور مربوط به حفظ و نگهداری و تعمیر بنا
- تفویض اختیار به مدیر یا مدیران به منظور انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان.
کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید در صورت جلسه نوشته شود و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود. تصمیمات متخذه مجمع باید ظرف ده روز به وسیله مدیر یا مدیران به شرکاء غایب اطلاع داده شود. تصمیمات مجمع عمومی بر طبق ماده ۶ قانون برای کلیه شرکاء الزام آور است.
چگونگی انتخاب مدیر ساختمان
گفته شد که مدیر یا مدیران توسط مجمع عمومی مالکین انتخاب خواهد شد. مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی هستند. باید توجه داشت که تعداد مدیران فرد بوده و مدت ماموریت آنها یک سال است. ولی مجمع عمومی میتواند این مدت را تغییر دهد. در صورت استعفاء، فوت، عزل یا حجر مدیر یا مدیران قبل از انقضاء مدت، مجمع عمومی فوق العاده به منظور انتخاب جانشین تشکیل خواهد شد. در صورتی که سه نفر یا بیشتر از اعضای هیئت مدیره به دلایل فوق از هیئت مدیره خارج شوند، مجمع عمومی فوق العاده باید به منظور تجدید انتخاب هیئت مدیره تشکیل گردد.
تصمیمات مدیران با اکثریت آراء معتبر است. مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه‌دار تعیین می‌نماید. خزانه‌دار دفتر ثبت درآمد و هزینه خواهد داشت که به پیوست قبوض و اسناد مربوطه برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد داد.
حقوق و قرارداد مدیر ساختمان
از آنجا که در برخی از ساختمان‌ها وظایف مدیر ساختمان بسیار زیاد است، وی نیازمند زمان بسیاری است که این امر مستلزم پرداخت دستمزد و حقوق به مدیریت خواهد بود. میزان این دستمزد توسط مجمع عمومی مالکین باید تعیین گردد. همچنین این میزان حقوق، به عنوان بخشی از هزینههای عمومی ساختمان تلقی شده و باید توسط مالکین پرداخت گردد.
معمولا اگر مدیر ساختمان از افراد غیرمالک انتخاب شود، باید با او به عنوان مدیر ساختمان قراردادی که تحت شمول قانون کار است منعقد کرد و میزان دستمزد و شرایط و بیمه را در آن ذکر نمود. درصورتیکه فردی از اعضای ساختمان به عنوان مدیر انتخاب شود، پرداخت حقوق به او صرفا با اجازه مجمع ممکن خواهد بود.
اختیارات و وظایف مدیر ساختمان
حال که با مدیر ساختمان و نحوه انتخاب او آشنا شدیم، بهتر است تا در مورد اختیارات و وظایف مدیر ساختمان نیز به طور مفصل‌تری سخن بگوییم. مختصرا مدیریت ساختمان دارای این اختیارات و وظایف خواهد بود:
- اجرا کردن تصمیمات مجمع عمومی مالکین ساختمان مسکونی
- محاسبه و دریافت حق شارژ از ساکنین
- برخورد با ساکنینی که حق شارژ را پرداخت نمی‌کنند
- ارائه گزارش مالی و عملکردی به مجمع عمومی مالکین
- بیمه آتش‌سوزی ساختمان مسکونی
- رسیدگی به اعتراضات و شکایات ساکنین
- ارائه گواهی تسویه حساب هزینههای مشترک
در ادامه تلاش می‌کنیم برخی از موارد مهمی که بیان شد را برای شما بیشتر شرح دهیم.
هزینههای مشترک ساختمان و نحوه تقسیم آن توسط مدیر
یکی از مهمترین و بحث‌برانگیزترین وظایف مدیران ساختمان، تعیین هزینههای مشترک و تقسیم آن میان مالکین است. هزینههای مشترک عبارتست از:
- هزینههای لازم برای استفاده،حفظ و نگهداری عادی ساختمان و تأسیسات و تجهیزات مربوطه؛
- هزینههای اداری و حق الزحمه مدیر یا مدیران
شرکاء و مالکین ساختمان موظفند در پرداخت هزینههای مستمر و هزینه‌‌هائی که برای حفظ و نگهداری قسمت های مشترک بنا مصرف میشود مشارکت کنند. در صورتیکه مالکین ترتیب خاصی برای پرداخت هزینه های مشترک پیش بینی نکرده باشند، سهم هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان از هزینههای مشترک آن قسمت که ارتباط با مساحت زیربنای قسمت اختصاصی دارد، از قبیل آب، برق، آسفالت پشت‌بام و غیره به این ترتیب خواهد بود:
حقوق و تعهدات و همچنین سهم هر یک از مالکان قسمتهای اختصاصی از مخارج قسمتهای مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی تمام ساختمان پرداخت هزینههای مشترک اعم از اینکه ملک مورد استفاده قرار گیرد یا نگیرد الزامی است.
به عنوان مثال اگر مخارج مشترک در یک ساختمان که مجموع بخش‌های اختصاصی آن ۱۰۰۰ مترمربع است، ماهانه ۱۰ میلیون تومان باشد، مالکین بابت هر مترمربع که در تملک دارند باید مبلغ ۱۰ هزار تومان ماهانه پرداخت کنند. یعنی آپارتمانی که ۱۵۰ متر زیربنا دارد، باید یک میلیون و پانصد هزار تومان ماهانه، شارژ پرداخت کند.
اما سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت زیربنا ندارد، از قبیل هزینههای مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگهداری تاسیسات، باغبان، تزئینات قسمتهای مشترک و غیره، به طور مساو‌ی بین مالکین یا استفاده‌کنندگان تقسیم می‌‌گردد. تعیین سهم هر یک از مالکین یا استفاده‌کنندگان همانگونه که گفته شد، با مدیر یا مدیران است.
این هزینه‌ها معمولا با عنوان حق شارژ ساختمان توسط مدیریت تعیین خواهد شد. البته شارژ ساختمان تابع توافقی است که مالکین در مجمع عمومی خواهند کرد. روش‌های بالا تنها در صورتی مورد استفاده است که مالکین در مجمع توافقی در این زمینه انجام نداده باشند.
اختیارات مدیر ساختمان در صورت عدم پرداخت شارژ
گفتیم که مدیر باید شارژ هر واحد را محاسبه کرده و آن را از مالکین جمع‌آوری کند. اما سوال مهم این است که اگر مالکی از دادن حق شارژ امتناع کرد، مدیریت حق چه برخوردی با او را خواهد داشت؟ در پاسخ باید گفت که بر اساس ماده ۱۰ قانون نحوه تملک آپارتمان‌ها، در صورت امتناع مالک یا استفاده کننده از پرداخت سهم خود از هزینههای مشترک، این مبلغ از طرف مدیر یا هیئت مدیران و به وسیله اظهارنامه با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن مطالبه میشود.
هرگاه مالک یا استفاده کننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد، مدیر یا هیئت مدیران میتوانند به تشخیص خود و با توجه به امکانات، از دادن خدمات مشترک از قبیل شوفاژ، تهویه مطبوع، آب گرم، برق، گاز و غیره به او خودداری کنند و در صورتیکه مالک و یا استفاده کننده همچنان اقدام به تسویه حساب ننماید، اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیئت مدیران برای وصول وجه مزبور بر طبق اظهارنامه ابلاغ شده، اجرائیه صادر خواهد کرد.
عملیات اجرائی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت و در هر حال مدیر یا هیئت مدیران موظفند که به‌محض وصول وجوه مورد مطالبه یا ارائه دستور موقت دادگاه نسبت به برقراری مجدد خدمات مشترک، فوراً اقدام نمایند.
در صورتی که عدم ارائه خدمات مشترک ممکن یا مؤثر نباشد، مدیر یا مدیران مجموعه میتوانند به مراجع قضایی شکایت کنند. دادگاه‌ها موظفند این گونه شکایات را خارج از نوبت رسیدگی و واحد بدهکار را از دریافت خدمات دولتی که به مجموعه ارائه میشود محروم کنند و تا دو برابر مبلغ بدهی به نفع مجموعه جریمه نمایند. استفاده مجدد از خدمات موکول به پرداخت هزینههای معوق واحد مربوط بنا به گواهی مدیر یا مدیران و یا به حکم دادگاه و نیز هزینه مربوط به استفاده مجدد خواهد بود.
به طور مختصر برخورد با فرد متخلف از پرداخت حق شارژ بدین شکل است:
- مرحله اول ارسال اظهارنامه و مطالبه حق شارژ
- در صورت عدم پرداخت ظرف ده روز از اظهارنامه، قطع خدمات اشتراکی مانند آسانسور و …
- در صورت عدم پرداخت صدور اجراییه توسط اداره ثبت و توقیف اموال و یا مراجعه به دادگاه واخذ حکم قطع انشعابات و خدمات دولتی به واحد مذکور
قطع انشعابات توسط مدیر ساختمان
در بالا نحوه برخورد با فردی که شارژ را پرداخت نمی‌کند بیان کردیم. اما سوال واضح‌تری ممکن است پرسیده شود. آیا امکان قطع انشعابات توسط مدیریت وجود دارد؟ پاسخ منفی است. قطع انشعاباتی مانند آب و برق تنها باید با حکم دادگاه صورت بگیرد. مدیر پس از ارسال اظهارنامه تنها خدمات مشترک را میتواند قطع کند. مثلا ممکن است استفاده از آسانسور که با اثر انگشت فعالیت می‌کند، برای واحدی که شارژ پرداخت نکرده قطع گردد. بنابراین توجه باید داشت که قطع انشعابات توسط مدیر ممکن نبوده و انجام آن جرم است.
اعتراض مالک به اظهارنامه مدیران برای دریافت حق شارژ
نظر مدیر یا هیئت مدیران ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به مالک، در دادگاه نخستین محل وقوع آپارتمان قابل اعتراض است، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آیین دادرسی مدنی به موضوع رسیدگی می‌کند و رأی می‌دهد. این رأی قطعی است.
در مواردی که تصمیم به قطع خدمات مشترک اتخاذ شده و رسیدگی سریع به اعتراض ممکن نباشد، دادگاه به محض وصول اعتراض اگر دلائل را قوی تشخیص دهد، دستور متوقف شدن «قطع خدمات مشترک» را تا صدور رأی خواهد داد. در صورتیکه مالک یا استفاده کننده مجدداً و مکرراً در دادگاه محکوم به پرداخت هزینههای مشترک گردد، علاوه بر سایر پرداختی‌ها، مکلف به پرداخت مبلغی معادل مبلغ محکوم‌بها به عنوان جریمه است.
مسئولیت مدیر ساختمان در خصوص بیمه ساختمان
بر اساس ماده ۱۴ قانون نحوه تملک آپارتمان‌ها، مدیر یا مدیران مکلفند تمام بنا را به عنوان یک واحد در مقابل آتش‌سوزی بیمه نمایند. سهم هریک از مالکان به تناسب سطح زیربنای‌اختصاصی آنها، به وسیله مدیر یا مدیران تعیین و از شرکاء اخذ و به بیمه‌گر پرداخت خواهد شد. در صورت عدم اقدام و بروز آتش‌سوزی مدیر یا مدیران مسئول جبران خسارات وارده می‌باشند.
قوانین وظایف مدیر ساختمان در قبال آسانسور
براساس بند ۲۲-۱۰-۲ و ۲۲-۲-۶ مقررات ملی ساختمان، مدیران و مالکان ساختمان ها، مسئولیت ایمن‌سازی و اخذ تائیدیه‌های لازم برای سیستم‌ها و تجهیزات ساختمان، از جمله آسانسور، را برعهده دارند. در نتیجه، مدیر ساختمان موظف است سرویس‌های ماهانه و سالانه آسانسور را انجام دهد. گواهینامه و تاییدیه های ایمنی و عملکرد صادر شده توسط سازمان ملی استاندارد دارای اعتبار یکساله خواهند بود و پس از آن نیاز به بازرسی مجدد و اخذ تائیدیه سرویس‌های ماهانه می باشد.
مسئولیت مدیر ساختمان در قبال حوادث
حفظ و نگهداری ساختمان از جمله وظایف مدیران است. بنابراین مدیر مکلف است نسبت به تعمیر و نگهداری ساختمان به طور خاص در قسمتهای مشاعی دقت کامل کند. پس اگر مدیریت ساختمان در انجام این وظیفه کوتاهی کند و در اثر این سهل انگاری آسیب و خسارتی به دیگران وارد شود، قطعا می‌توان از باب مسئولیت مدنی او را مسئول دانست و خسارات به بار آمده را از او مطالبه کرد. پس اگر شما به این سمت انتخاب شدید حتما در این مورد دقت کافی به عمل آورید.
رسیدگی به اعتراضات و شکایات ساکنین
در صورتیکه هر یک از افراد اعتراضی نسبت به میزان سهم و هزینه آن داشته باشند، بایستی از مدیریت ساختمان کمک بخواهند. در نتیجه مدیر وظیفه دارد به اعتراض آنها رسیدگی نماید. البته این نکته حائز اهمیت است که در صورتیکه اعتراض افراد منطقی نباشد، همچنان رسیدگی به این موضوع جز وظایف مدیران است و در صورتیکه پیگیری نکنند، معترضین میتوانند به مراجع صلاحیت‌دار قضایی مراجعه نمایند.
سخن پایانی
مدیران ساختمان در راستای ایجاد محیط امن و آرام برای زندگی در آپارتمان‌هایی که دارای ۳ مالک و بیشترند، دارای اختیارات و وظایفی هستند که در مقاله حاضر به برخی از این موارد اشاره شد. شما هم اگر در این زمینه سوالی دارید بهتر است تا آن را با وکلای مجرب ما در پلتفرم حقوقی ترازو در میان بگذارید.
سوالات متداول
مدیر ساختمان چگونه انتخاب میشود؟
توسط مجمع عمومی مالکین.
آیا مدیر ساختمان باید شارژ بدهد؟
درصورتیکه مدیر نیز ساکن ساختمان باشد باید مانند دیگر اعضا شارژ را پرداخت کند.
مدیر ساختمان چه وظایفی دارد؟
به طور کلی مدیر وظیفه حفظ و نگهداری از ساختمان و همچنین اجرای تصمیمات مجمع عمومی را بر عهده دارد.
آیا مدیر ساختمان میتواند آسانسور را قطع کند؟
اگر واحدی شارژ خود را پس از اظهارنامه و گذشت ده روز ندهد، مدیر میتواند خدمات آسانسور را تنها نسبت به همان واحد محدود کند.
آیا مدیر ساختمان حقوق دارد؟
در صورتیکه اجرای وظایف مدیریت وقت‌گیر باشد و یا مدیر خارج از اعضای ساختمان باشد طبیعتا انجام امور مدیریت مستلزم پرداخت حقوق خواهد بود.
آیا مدیر ساختمان میتواند جریمه تعیین کند؟
تنها در صورتیکه مجمع عمومی چنین اختیاری به او داده باشد و در محدوده اختیاراتش.